Responsabile della conservazione dei documenti informatici
Perché si parla di conservazione?
Come previsto dal Codice dell’amministrazione digitale, la conservazione è l’attività finalizzata alla protezione nel tempo degli archivi documentali in formato digitale e dei dati informatici al fine di garantirne autenticità, integrità, affidabilità,
leggibilità e reperibilità.
Chi è il titolare dell'oggetto della conservazione?
Il Titolare dell'oggetto della conservazione è il soggetto produttore dell'oggetto della conservazione, cioè il produttore dei documenti informatici da conservare:
- aziende;
- professionisti;
- studi professionali
che si aggiungono alla Pubblica amministrazione.
Cosa è obbligatorio mandare in conservazione?
La conservazione digitale è obbligatoria per alcuni documenti. In particolare, è espressamente indicata per le fatture elettroniche, i contratti firmati digitalmente, i messaggi mail inviati tramite PEC – Posta Elettronica Certificata.
Come conservare i documenti elettronici correttamente?
Le direttive da parte dell’AgID posso essere suddivise in 3 punti:
- verifica dei documenti da conservare;
- nomina di un responsabile della conservazione;
- creazione del Manuale di conservazione.
Che ruolo il Responsabile della Conservazione?
Il Responsabile della Conservazione ha il compito di garantire la conformità normativa dei documenti digitali e la validità legale degli stessi, nonché i sistemi di conservazione di tali documenti.
Quali sono le sanzioni in caso di mancata o scorretta conservazione?
Per il mancato rispetto delle linee guida non sono previste delle sanzioni specifiche, ma si applicheranno in modo indiretto, dato che si farà riferimento all’eventuale violazione di una norma fiscale o procedurale.
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